齋藤 信

「会議の司会で困ってます」【POSお仕事サポーター】(05)

投稿日:

 

 

(ブログで見る:http://ameblo.jp/otjyuku/entry-11896270569.html)

 

 

みなさん、こんにちは。

土曜日のコラム、POSお仕事サポーターのはじまり!

 

IRA研究会の齋藤でございます。

 

 

前回はどんな質問にも100%回答できる方法をお話をさせていただきました。

(前回の内容:http://ameblo.jp/otjyuku/entry-11892873189.html )

芋づる式に記憶をつなげておけば大丈夫!

 

というお話でしたね。

 

より効果的にやりたいなら、

マインドマップで勉強するのがオススメですね。

芋づる式思考法の決定版ですから。

 

 

 

さて、それでは今回のご相談です。

 

 

回復期リハに勤める12年目の作業療法士、

アクエリアスさんの悩み……

 

『中堅の立場で会議の司会が多くなってきたけど、

 うまくやれていない。もっと頑張りたい』

 

 

とのこと。

 

 

中堅だと、上の人もいるし、下の人もいるし

うまく意見まとめようとするけど、

緊張もしてうまくいかないことの方が多いですよね……

 

 

で、質問をいただいた具体的な悩みとしては……

 

 

1:みんなが一気に喋り始めて、聞き取れない時がある。

2:議事録に残すため、発言内容をその場で言語変換する必要がある。

3:意見をまとめ、他に考え逃しがないか考えるのがうまくいかない。

 

 

なるほど~

 

 

では、一つずつ解決案を出してみましょう!

 

 

1の『みんなが一斉にしゃべり始めて、聞き取れない』

って事に対してですが、ここはひとつ……

「ルールを決めちゃいましょう!」

 

 

一斉にしゃべり始めてしまう傾向のある会議は、

ディスカッションの時間と発言の時間が分けられていない

ことがとても多いんです。

 

だったら……

ディスカッションと発言の時間を

分けちゃえばいいと思いませんか?

 

 

例えばですが、

 1:はじめに時間を決めてディスカッションタイム。

 2:テーマに対して2人1組で一つの意見を出す。

 3:2で出した意見を4人1組で整理する。

 4:最後に一つの意見に集約する。

こんな手順を決めてしまうなどです。

 

 

こうすれば、発言内容は

段階的に整理されますし、

まとまった状態で発表になりますので、

決めることも、判断することも

分かりやすくなります。

 

 

そして2の『発言をその場で議事録用に変換する』のは、

「書記に全て任せてしまう」のはどうでしょう?

 

 

司会は、あくまで会議のコーディネーターです。

書記にはしっかり書記の役割を果たしてもらいましょう。

 

 

全部司会がやる必要って、あるんでしょうか?

周りに頼ること、任せることって、

ものすごく大切なことですよ。

 

 

 

さて、3つ目の「意見をまとめる」ことですが、

さすがにメルマガだけではどうにも伝えきれません。

 

 

これは以前配信していた「見れば使えるテクニック集」を

参考にしてみてください。

 → http://otjyuku.net/immt/?page_id=70

 

 

思考の助けになりますよ。

 

 

 

さて、今回はそれぞれ簡単にお話しする位になりましたが、

いかがでしょうか?

 

 

会議の司会では、

 

 ・ディスカッションの時間と発言の時間は分けるように進行する!

 

 ・司会は司会に集中! 発言を議事録用に変換するのは書記にお願いする!

 

 

分けて考えるという思考でいると、

会議もスムーズに進められますよ。

 

 

3つ目は正直いって

実際にやりながらでなければ

身につきません。

 

数稽古を重ねてくださいね。

 

 

今回の内容が

アクエリアスさんの現状打破の参考になれば幸いです。

 

 

皆さんも現場で思った素朴な疑問や、

困ったことなどを是非ご相談ください。

 

 

コラム内にてお返事させていただきます。

 

 

《GM齋藤に直接質問できるフォーム》

 https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=EvhAhlIRnM

 

 

と、いうことで、今週はここまで。

また来週お会いしましょう!

 

 

 

(社)JIR協会 GM

どM貴公子(R)齋藤 信

 

 

 

追伸 1

質問の回答はしなくていいから、この話をしてほしい!

とかでも構いません。以下のフォームよりお知らせくださいね。

https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=EvhAhlIRnM

 

 

 

 

追伸 2

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追伸 3

実は幹部会議にて、マネジメントではなくマインドマップを伝えてあげたら?

と会長よりアドバイスいただきました。

内容を変更し

8月2日(土)

マインドマップ会議術を行うことにしました。

https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=Evbuvbs

 

 

 

追伸 4

どんな時にどのタイプのリーダーシップを発揮するべきか?

次回8月3日は『3つのリーダーシップ活用法』です。

講義だけではなく、グループコンサルティングも行っております。

https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=Evbnlhe

 

 

 

 

 

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